Jetzt kommt Kohle in die Kasse! Rechnungen und Rechnungsanfragen

Jetzt kommt Kohle in die Kasse! Rechnungen und Rechnungsanfragen

Rechnungen und Rechnungsanfragen

An alle Starter – hier kommt eine Einführung zum Thema Rechnungen für euch.

Wer endlich sein erstes Produkt auf den Markt gebracht hat, für den wird sich sehr bald die Frage ergeben, wie das so mit den Rechnungen an die Kunden funktioniert. Prinzipieller Rat: Leg dir eine Rechnungssoftware zu. Ich selbst benutze Easybill, aber Billbee oder Amainvoice sollen auch ganz hervorragend sein . Mit dem Amazon-Rechnungsservice habe ich selbst keine guten Erfahrungen gemacht: Adressen auf Rechnungen können nicht korrigiert werden, der Datenzugriff gestaltet sich sehr kompliziert und ist nicht übersichtlich.

Eine Rechnungssoftware nimmt dir auf jeden Fall viel Arbeit ab und ist eigentlich ein Muss. Sie hat für deine Rechnungen schon die korrekte Vorlage und stellt sie dann automatisch aus. Die Software ist für gewöhnlich sehr benutzerfreundlich und ist schnell für dein Business eingerichtet. Wenn du am Anfang dennoch Hilfe brauchst, bietet Easybill einen sehr guten Service an. Sie beantworten geduldig und zuverlässig alle deine Fragen. Bei Billbee und Amainvoice wird es sicher ähnlich sein. Rechnungs-Dokumente in guter Ordnung zu halten ist enorm wichtig, denn du bist verpflichtet, die Daten 10 Jahre lang aufzubewahren. Auch deshalb ist eine Software empfehlenswert.

Trotz aller Automatisierung und Arbeitserleichterung, solltest du grundsätzlich wissen, was zu einer Rechnung dazugehört. Hier findest du zuerst eine knappe Übersicht und weiter unten dann zusätzliche Erläuterungen.

Was auf jede Rechnung unbedingt drauf muss:

1. Dein Name und Anschrift

2. Name des Kunden und Anschrift; bei abweichender Lieferadresse, muss auch diese drauf

3. Deine Steuernummer oder USt-IdNr.

4. Datum der Rechnung

5. Eine fortlaufende Rechnungsnummer

6. Menge und Art der gelieferten Ware

7. Datum der Lieferung

8. Preis: Nettobetrag und Steuersatz

9. Ggf. Rabatte

10. Ggf. Hinweis auf die Kleinunternehmer-Eigenschaft

Extra Hinweise und Erläuterungen zu den genannten Punkten:

  • Zu 3. Steuernummer/USt-IdNr: Wenn du noch keine Steuernummer vom Finanzamt hast, dann bekommst du sie bei der Anmeldung deines Gewerbes vom Gewerbeamt. Einen Antrag für eine USt-IdNr. kannst du beim Bundeszentralamt für Steuern stellen. Auf deiner Rechnung darfst du die Steuernummer und auch die USt-IdNr. angeben oder aber nur die USt-IdNr.. Letzteres wird manchmal bevorzugt, weil hier Mißbrauch durch Dritte weniger wahrscheinlich ist.
  • Zu 5. Rechnungsnummer: Eine ordentliche Buchhaltung wird von dir erwartet. Halte dich also an die Nummerierung. Wenn du nicht als Anfänger auffallen willst, der gerade seine allerersten Rechnungen verschickt, dann mache es doch einfach so: Gib deiner ersten Rechnung eine höhere Zahl und nummeriere von da an chronologisch durch.
  • Zu 8. Steuersatz: In der Regel ist der Steuersatz 19%; eine Ausnahme sind z.B. Bücher mit 7%. Manchmal gibt es Rechnungen, die mit einer Steuerbefreiung ausgestellt werden müssen; z.B. für eine innergemeinschaftliche Lieferung nach Österreich. Dazu unten mehr.
  • Zu 10. Kleinunternehmer-Regelung: Als Kleinunternehmer musst du auf deiner Rechnung keine Mehrwertsteuer ausweisen. Du selbst kannst entscheiden, ob du dich als Kleinunternehmer anmeldest oder nicht. Die Entscheidung hängt unter anderem davon ab, wie du dein erstes Geschäftsjahr finanziell einschätzt. Das Finanzamt gibt Richtwerte für das erste und auch das zweite Geschäftsjahr vor. Detailliertere Informationen hierzu findest du hier. Vor- und Nachteile dieser Regelung kannst du auf dieser Seite ganz anschaulich nachlesen. Wenn du am Anfang keine großen Ausgaben für Inventar oder Maschinen hast, dann loht sich diese Regelung zumeist schon. Aber überlege dir wirklich gut, ob diese Regelung für dich sinnvoll ist – du willst schließlich keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommen und lass dich ggf. beraten, wenn du dir unsicher bist. Als Kleinunternehmer gibst du also auf deiner Rechnung keinen Nettobetrag und keinen Steuersatz an. Da aber Kunden sehr oft Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer haben wollen, solltest du deinen Status als Kleinunternehmer klar machen. Füge einen der folgenden Sätze auf deine Rechnung hinzu, dann sollte es zu keinen weiteren Nachfragen kommen:
    • “Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.”
    • oder: „Keine Anrechnung von Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 19 Abs. 1 UStG).”
    • oder ganz knapp: „Ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 Abs. 1 UStG.”

Rechnungsanfragen trotz ordentlicher Rechnung – warum?

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum du trotz ordentlich verschickter Rechnungen eine Rechnungsanforderung bekommst.

In den meisten Fällen sind das Kunden, die einfach nicht gesehen haben, dass die Rechnungsmail ankam. Manchmal landen die Rechnungen auch im Spamordner. Mancher Kunde braucht die Rechnung plötzlich ganz dringend für die Vorsteueranmeldung und findet sie nicht mehr.

Die Nachrichten, die du bekommst, solltest du immer binnen 24 Stunden beantworten, um bei Amazon nicht negativ aufzufallen. Amazon hat es gar nicht gern, wenn sich deine Antwort regelmässig verzögert und du solltest besser nicht in ihre Missgunst geraten. Deshalb antworte stets höflich und schicke die Rechnungen eben nochmals zu. Du kannst dieses Schreiben so aufsetzen, dass du es als Vorlage abspeicherst. Dann musst du in der Email jeweils nur noch den Namen ergänzen bzw. austauschen und die entsprechende Rechnung anhängen. Am Ende dieses Artikels findest du Beispiele für Formulierungen.

Adressenkorrektur auf einer Rechnung vornehmen

Es kommt immer wieder vor, dass Kunden eine andere Adresse oder eine spezielle Firmenbezeichnung auf ihrer Rechnung brauchen. Entweder haben sie das beim Einkauf nicht bedacht oder sie haben vergessen, die richtigen Daten an Amazon zu übermitteln. Sie bemerken es hinterher und wollen das ändern. Ist die Rechnung nicht richtig ausgestellt, können sie den Vorsteuerabzug nicht geltend machen und möglicherweise müssten sie bei falsch ausgestellten Rechnungen, unnötig Umsatzsteuer abführen.

Bei einer Rechnungskorrektur musst du folgendes beachten:

Ist eine Rechnung erst einmal geschrieben, darf sie nicht einfach wieder verändert werden. Das führt zu Unordnung in deiner Buchhaltung und kann sich bei einer Betriebsprüfung sehr negativ auswirken. Führe stets eine saubere Buchhaltung:

  • Speicher deine Rechnung als PDF und versende sie auch als solche
  • Verändere eine Rechnung niemals
  • Wenn du eine Korrektur vornehmen willst, musst du eine Stornorechnung erstellen – sonst hast du zwei Rechnungen erstellt und beide müssten dann versteuert werden
  • Auf die Stornorechnung gehört ein Datum, Adresse und ausgeführte Leistung
  • Mit dieser Stornorechnung neutralisierst du zunächst die ursprüngliche Rechnung und schreibst dann erst eine neue mit der richtigen Anschrift oder den richtigen benötigten Daten
  • Diese Schreiben schickst du dann dem Kunden

Steuerbefreiung wegen innergemeinschaftlicher Lieferung

Hast du schon einmal eine Rechnungsanforderung bekommen, in der es hieß: “Bitte passen Sie den Steuersatz wegen innergemeinschaftlicher Lieferung auf der Rechnung an”? Wenn dies noch nicht der Fall war, dann kommt das bestimmt noch irgendwann auf dich zu. Was das bedeutet und was du tun musst, erkläre ich dir hier ganz schnell und einfach.

Wenn du auf amazon.de verkaufst und ein Unternehmer aus einem der EU-Mitgliedsstaaten bei dir für seine Firma bestellt, dann bist du in Deutschland von der Umsatzsteuerpflicht bei dieser Lieferung befreit. Das gilt allerdings nur für ausländische Firmeneinkäufe aus den EU-Mitgliedsstaaten, nicht aber für Privatpersonen aus den EU-Mitgliedsstaaten und nicht im Inland.

Somit berechnest du diesem Kunden keine Umsatzsteuer und musst dann folgendes tun:

  • Wurde bereits eine Rechnung erstellt musst du genau wie oben beschrieben eine Stornorechnung machen und dann eine neue Rechnung mit richtigem Steuersatz erstellen
  • Deine USt-IdNr. muss auf die Rechnung zwingend drauf (in Deutschland reicht die Steuernummer)
  • Die (von dir geprüfte) USt-IdNr. des Kunden muss auf der Rechnung stehen. Du musst das auf der Rechnung hinzufügen und den Steuersatz ändern.
  • Der Grund für die Steuerbefreiung muss auf der Rechnung stehen: “Es handelt sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. § 4 Nr. 1b UStG.”
  • Anschließend gehst Du im SellerCentral zu den “Bestelldetails” des Kunden und auf “Bestellung erstatten”. Von dort aus kannst du den Betrag eingeben und die Umsatzsteuer zurückerstatten lassen.

Der Rechnungsempfänger muss dir die USt-IdNr. geben, und du musst sie dann noch auf Gültigkeit prüfen. Die Prüfung kannst du auf dieser Seite durchführen (oder auch hier).

Zum Abschluss findest hier nun noch die Textbeispiele, wie du auf eine Rechnungsanfrage antworten kannst.

Textbeispiele

Beispiel 1

Lieber Kunde, liebe Kundin *Namen einfügen*

Sehr gerne übersende ich Ihnen hiermit die angeforderte Rechnung! Sie finden die Rechnung im Anhang. Sollten Sie weitere Fragen haben, dann schreiben Sie mich ruhig wieder an. Ich bin für Sie da.

Mit freundlichen Grüssen,

Keine Angst, es ist mir noch nie passiert, dass ein Kunde daraufhin Email-Geplauder zu mir gesucht hat. Die Formulierung ist einfach höflich und wenn es Beschwerden geben sollte, dann erfährst du das Problem auf diesem Weg und nicht über eine schlechte Produktbewertung

Beispiel 2

Je nach Klientel kannst du dein Schreiben auch lockerer formulieren:

Hallo und guten Tag *Namen einfügen*

Ihre Rechnung finden Sie im Anhang. Ich hoffe, Sie sind mit dem Einkauf glücklich. Wenn Sie noch Fragen oder Anliegen haben, dann schreiben Sie mir einfach und wir finden eine Lösung.

Mit freundlichen Grüssen,

Beispiel 3

Oder ein ganz legeres Schreiben:

Hallo *Namen einfügen*

Hier kommt die Rechnung. Hoffe, alles war bestens und Du bist mit der Ware zufrieden. Solltest Du irgendwelche Probleme oder Fragen haben, dann schreib mir einfach und wir finden einen Weg.

Viele Grüsse,

Zusammenfassend sei gesagt…

Lege dir eine Rechnungssoftware zu, halte eine ordentliche Buchhaltung, antworte stets auf Rechnungsanfragen und leg dich weder mit dem Finanzamt noch mit Amazon an! 😉

Mit den Rechnungen ist es wie mit allem: Lerne und richte es einmal ordentlich ein und dann läuft es ganz automatisch.

Dorothea Whitehead

Dorothea Whitehead

Doro ist seit Juni '17 bei PLJ dabei und kümmert sich hier um die Administration, Blogs und Organisatorisches. Mit Ellis zusammen ist sie selbst begeisterte Amazon-Sellerin und natürlich hat der spannenden Weg zum Amazon-Biz über PLJ begonnen. Doro hat zwei Kinder: "Das Beste ist, dass ich mein Muttersein und das Business hervorragend vereinbaren kann."


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